El fraude en los gastos de empresa: cómo evitarlo

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Comunicación



El impacto del fraude interno en la gestión de los gastos de emnpresa.

gastos de empresa. fonfria abogadosNo siempre se tiene en cuenta que el éxito o fracaso de un proyecto empresarial puede venir determinado por los denominados gastos ocultos. Entre ellos, los vinculados al fraude interno, uno concepto que muchas veces no cuenta con la debida atención por parte de las compañías.

Una primera medida para evitar este fraude, consiste sencillamente en plasmar por escrito cuál es (o como mínimo cuál va a ser) la política asociada a los gastos de la empresa (especialmente en lo que respecta a los “famosos” gastos de viaje y representación). Y es que, en contra de que podría pensarse, más de un 32% de las compañías no tiene establecido ningún protocolo al respecto, ni siquiera una vez que aparecen los primeros síntomas (la cosa sigue igual), revisando, a lo sumo, sólo aquellos gastos con un valor alto. ¡Error!

Tampoco sirve de nada poner por escrito la política de gastos de empresa, si no controlamos su cumplimiento, o directamente no tenemos ninguna alerta definida (ojo con esto).

Principales Irregularidades

  • Sobrepasar los importes máximos autorizados (una práctica más que habitual).
  • Pasar gastos antiguos como si fuesen nuevos.
  • Pasar el mismo ticket más de una vez.
  • Editar la información de los justificantes, especialmente en lo que a fechas e importes se refiere (!!!).
  • Efectuar gastos fuera del horario de trabajo (en fines de semana o en horas intempestivas).
  • Efectuar gastos sin aportar el debido justificante ni factura.

Consecuencias económicas del fraude

  • Reducción de la competitividad.
  • Dificultad en la toma de decisiones.
  • Empeoramiento del clima laboral.
  • Perjuicio en la reputación de la empresa.
  • Sólo en la pequeña empresa, estas irregularidades supusieron el año pasado una media de 689,87 euros, de acuerdo con los datos facilitados por Captio.

Prácticas a seguir

  • Comprobación manual de cada gasto, cotejándolo con la política corporativa.
  • Concienciar a los empleados sobre la importancia de cumplir con la política de gastos.
  • Implantar sistemas automáticos que detecten los incumplimientos (para su revisión).
  • Establecer canales de denuncia.
  • Repartir las funciones: cuando todo el control recae sobre una misma persona, aumenta la posibilidad de que se cometa un fraude interno. Sobre todo, cuando ésta tampoco está controlada, o no lo está adecuadamente. Para minimizar los riesgos (el riesgo cero no existe), lo más recomendable es segregar las funciones (y que no todo el peso recaiga sobre una misma persona).
  • Predicar con el ejemplo: todos los estratos de la empresa tienen que estar igual de comprometidos con el cumplimiento de las políticas de gastos y evitar el fraude interno. A menudo se pone el foco en los trabajadores de rango más bajo o en los mandos intermedios, pero las altas jerarquías tienen que dar ejemplo y tener un comportamiento ético y justo.

Si necesita más información, llámenos sin compromiso al 960 600 047 o rellene uno de nuestros formularios. TRABAJAMOS EN TODA ESPAÑA.



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